Revisionssicher und vollautomatisch

Kostbare Informationen werden tagtäglich in geschäftlichen Mails ausgetauscht. Deshalb ist es wichtig den Datenverkehr strukturiert und geschützt zu speichern. Die E-Mail-Archivierung von Hornetsecurity bietet diese Sicherung automatisch und bewahrt E-Mails bis zu 30 Jahre auf. Intelligente Suchalgorithmen ermöglichen eine präzise Suche, um bestimmte Mails schnell zu finden.

  

  • DSGVO-konform
  • vollautomatische und sichere Speicherung
  • Archivierung bis zu 30 Jahren
  • einfache Verwaltung
  • revisionssicher
  • deutsche Rechenzentren
Archivierung_Infografik

Sichere und umfangreiche Aufbewahrung

Die E-Mail-Archivierung ist EU-DSGVO-konform: Der gesamte Datenverkehr wird unverändert im Original gespeichert und entspricht den Archivierungsvorgaben. Auch im Nachgang können E-Mails nicht verändert werden. Um die Datenschutzvorgaben für unterschiedliche Bereiche (z.B. Finanz-E-Mails, Bewerbungs-E-Mails) einzuhalten, sind unterschiedliche Aufbewahrungsfristen möglich. Die Archivierung kann zwischen 6 Monaten und bis zu 30 Jahren liegen. Da der Unternehmenssitz in Deutschland ist, bietet die Lösung deutsche Rechtssicherheit für Unternehmen und ist auch GoDB-konform.
So funktioniert es: Der eingehende E-Mail-Verkehr wird verschlüsselt durch eine Umleitung des SMTP-Verkehrs per Änderung des MX-Records Ihrer Kundendomains über die Hornetsecurity Gateways in das Archiv transportiert. Der Datenverkehr wird während dieses Transports über TLS geschützt, um eine Veränderung der Daten zu verhindern. Ausgehende E-Mails werden durch das Versenden parallel über die Hornetsecurity E-Mail Relays in das Archiv weitergeleitet und gespeichert. Jederzeit kann nachvollzogen werden, welche Original-E-Mail zu welchem Zeitpunkt an welchen Empfänger, bzw. von welchem Absender verschickt wurde.
Oft gestaltet sich die Suche nach bestimmten E-Mails schwierig. Integrierten Suchwerkzeuge eines Mail-Clients unterstützen ein schnelles Suchergebnis selten. Die Hornetsecurity-Lösung wirkt dem effizient entgegen. Alle gespeicherten Daten sind schnell wieder auffindbar und verfälschungssicher archiviert. Kein Dokument geht verloren oder wird verändert. Auch die Archivierung des internen E-Mails-Verkehrs ist revisionssicher möglich. Trotzdem werden persönliche E-Mails vor dem Zugriff eines Revisors geschützt, indem ein Benutzer bestimmte Mails markiert.